“會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動”。如何提高會議質量和效率是保證會議取得實效的基礎。因此,切實改進作風,努力提高會議質量和效率很有必要。
提高會議質量就要杜絕假話、空話、套話。對于公司來說,會議的大多目的是用來探討解決安全生產活動中的實際問題,研究、安排部署安全生產重點工作。會議質量的高低直接決定解決安全問題的結果。根據我司行業的特殊性,要求我們必須圍繞主題提高會議質量,形式上的會議解決不了實際問題,反而會增添不必要的負擔。細想,我們每名員工日常工作都要參加很多會議,日有班前班后會、月有安全生產工作會,還有各類季度會、全年工作會等等,如果會議不講質量,就會浪費寶貴的安全生產時間。
提高會議質量,要求會前準備一定要充分。發言人和主持人會前要做到心中有數,議題明確。要選擇好參會人員,抓住會議中心主題,做到簡約務實。要盡量開短會,把落實解決實際問題作為會議的中心議題。
提高會議質量,才能提高會議效率。會議作為現代企業管理重要的溝通方式,它的成敗影響著企業的決策效率、執行效率。無效會議、會議中的無效時間都要不得。高效率的會議,必須有針對性要求和落實效果的跟蹤,這樣,才能有效提高會議效率。
現在公司對100人以上的會議借助視頻會議系統進行,節約了時間,也提高了效率。另外,根據實際情況,把內容重復或業務內容相近的會議合并召開,減少會議次數等。